Документооборот: Это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Докладные, служебные записки: Документ, адресованный руководителю организации (подразделения) и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Журнал регистрации исходящих документов: Применяется для регистрации  документов, отправляемых корреспондентам из организации.

Протокол: Организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, заседаниях.

Регистрация: Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрационный номер документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Организация документооборота и регистрация документов

Различают три основных потока документации:

- документы, поступающие из других организаций (входящие);
- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
- документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы с присвоением ему регистрационного номера.

Регистрация документов должна быть однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние в день подписания и утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

Описание процессов

Процессы, входящие в систему эффективного управления предприятиям, подлежат документированию. Рабочие процессы отдельных специалистов целесообразно оформлять отдельными "Рабочими регламентами". Для примера представлен "Регламент работы секретаря руководителя":